eli mitä kirjastopäällikkö ajattelee tilastoista ja mittareista.
Mikäli et halua lukea jorinoita ja spekulaatioita, siirry suoraan kirjoituksen viimeiseen kappaleeseen.
Yhteistilaston loppu ja uuden aloittamisen tuska
Tiedekirjastoilla (= yliopisto-, ammattikorkeakoulu- ja erikoiskirjastot) ei ole ollut yhteistä tilastointia 2020 jälkeen. Kansalliskirjasto ilmoitti tuolloin lopettavansa KITT-yhteistilaston ylläpidon ja tiedekirjastoille jäi ponnistukseksi kehittää uusi järjestelmä. Moninaisten työryhmien ja selvitysten, esitysten ja yritysten jälkeen olemme keväällä 2023 edelleen siinä tilanteessa, että edellisen vuoden toimintatilastot on kerätty tahoillaan – ja tavoillaan – mutta vertailukelpoista tilastoa kirjastojen välillä ei ole vielä tarjolla.
SAMKin kirjastossa olemme keränneet tilastotietoja varmuuden vuoksi edelleen jotakuinkin KITTin mallin mukaisesti, ihan siitä syystä, että olemme halunneet säilyttää aikasarjat sekä taustalla olevan ISO 2789 -standardin. Toki olemme karsineet kerättävien lukujen määrää huomattavasti, mutta jäljelle jääneissä on kuitenkin noudatettu KITTin periaatteita. Karsintaa on tehty lähinnä painetun aineiston tilastoinnin kohdalla, koska siellä on ollut niin paljon kannaltamme turhia tai lukuja. Joka tapauksessa tiedot ovat tallessa Excelissä ja sieltä niitä voidaan kaivella, mikäli sellainen tarve joskus koittaa. KITTin lukujen lisäksi tilastotietoa on kerätty lähinnä INFOtelakka-ohjauksesta ja avoimeen tieteeseen liittyvistä palveluista.
Tilastolukujen keräämisessä oleellisin asia kai pitäisi olla se, että osoitamme niillä oman toimintamme vaikuttavuutta – jos se ei onnistu ikivanhan ISO-standardin vinkkelistä, niin sitten heitämme hyvällä omallatunnolla standardin roskiin. Toisaalta kirjaston toiminta ei voi myöskään olla irrallaan SAMKin strategiasta ja sitä täsmentävistä toimenpiteistä, joten ne ovat kirjaston tilastoinnin lähtökohdat. Eli ideaalitilanteessa teemme vuosittain oman toimenpidesuunnitelmamme SAMKin toimenpiteiden pohjalta ja yritämme etsiä sopivat tilastoluvut sekä mittarit osoittamaan, kuinka tuemme koko organisaation toimintaa. Hyvät tilastot kertoisivat myös sopivasti kirjaston toiminnan muuttumisesta.
Excel on perinteinen tapa kerätä ja tallentaa tilastoja, mutta nykyisin pitäisi kai tiedolla johtamisen hengessä pystyä tuottamaan visualisointeja ja helpommin omaksuttavia näkymiä ja analyysejä. Itselläni on käytössä 1000 rivin taulukko, jossa on KITTin alusta 2002 alkaen tilastolukuja ja Excelin työkaluilla saa niistä ihan kohtuullisia kuvioita omaan käyttöön. Sellaisenaan näitä ei kylläkään juuri kirjaston ulkopuolelle voi näyttää.
Alma ja Oracle Analytics
SAMKissa on kirjaston palvelualusta Alma ja sen osana on Oraclen pohjalla pyörivä Analytics, josta saa periaatteessa kaivettua lähes mitä vaan Almaan tallennettua dataa. Analyticsin taulukoiden visualisointi onnistuu myös, sinne voi lisäksi viedä omia taulukoita ja tuottaa vaikka kivan graafisen koontinäytön tilastoista henkilökunnan Alma-etusivulle tai jonkin verran on myös valmiita mahdollisuuksia vertailla muihin kirjastoihin benchmarking-toiminnolla. Almaa käyttävistä amk-kirjastoista useimmat ovatkin antaneet anonymisoidun tilastodatansa muiden vertailtavaksi. Tämä on muuten ok, mutta käytännössä e-aineistojen vertailu puuttuu, koska siellä on toistaiseksi vain Counter4-tilastot mahdollisia ja meillä niitä ei kerätä mistään, vaan kaikki keräämämme käyttötilastot ovat Counter5-tilastoja. Ongelmia tulee myös siitä, mikäli halutaan viedä mittareita ja graafeja Alman ulkopuolelle muidenkin katsottavaksi – tai näyttää ainakin ongelmalta, ehkä jonkun API-viritelmän kautta onnistuukin, mutta on jäänyt itseltäni vielä harjoittelematta.
Google Data Studiolla graafit julkisuuteen
Keväällä 2022 kokeilimme kirjastossa vaihtoehtona Googlen työkalujen hyödyntämistä tilastolukujen julkistamiseksi. Tämähän oli vallan mainio kokeilu, ja saimme Harri Salmisen ansiosta toimenpideohjelmamme luvut kivasti nettiin asti kuten vuosi sitten kirjoittelimme, sillä tätähän jo kehtaa näyttää muillekin. Kerran tehty taulukko kun on taustalla, niin jatkossa sen päivittäminen vuosittain on aika yksinkertaista. Samoilla työkaluilla tuotettiin myös tarkempia tilastoja, joita näytämme vain intran puolelle.
Power BI-testausta omaan käyttöön
SAMKin Tiedolla johtamisen keskus BIC toteutti ammattikorkeakoulujen rahoitusmallin mittareiden visualisoinnin alkuvuodesta 2023 hyödyntämällä Microsoftin Power BI:tä. Mittareissa käytetään tavoitetasona SAMKin osuutta OKM:n rahoitusmallissa. Tästä tuli itselleni idea testata, saisiko samaan tapaan tuotettua kirjaston toiminnan mittareista saman näköistä tuotosta. Kyse on kuitenkin kerran vuodessa tuotettavista luvuista, niin yksinkertainen Excel-taulukko toimisi pohjana kohtuullisen pienellä päivitykseen kuluvalla työmäärällä. Toki omat kokeiluni ovat vain harjoittelua ja porautumiset sun muut vaativat vielä työstöä, mutta tuosta kyllä aikaiseksi saa ihan toimivan mittariston. Power BI on Office365-pilvessä ja myös työasemaversiona, mutta ainakaan toistaiseksi sillä ei pysty SAMKissa julkaisemaan mittareita netissä, sen sijaan vaikkapa kirjaston omaan sisäiseen käyttöön saa mittarit kivasti jakoon, katseluoikeuksia jakamalla saisi haluttaessa myös koko henkilöstölle näkyville.
Kirjaston mittareissa tavoitetaso olisi luonnollisimmin AMK-kirjastojen keskiarvo ja ideaalitilanteessa ehkä vielä yliopistokirjastotkin vertailuun. Aika näyttää, milloin saamme nämä käyttöön ja jumitummeko vielä pitkäksikin aikaa miettimään asioita. Voisiko vaikka e-aineistojen käyttöluvuissa kerätäkin vain niitä, joista saa Counter5-lukuja? Mitä opiskelijamäärää käytämme suhdelukujen pohjana, Vipusesta löytyvää vai FinELibin käyttämää FTE-lukua? Mihin keräämme yhteiset luvut, konsortion eDuuni-alusta ja siellä yhteinen taulukko? Kuinka tuomme AMK-kirjastojen luvut esille.
SAMKin kirjaston mittarit 2022
Vuoden 2022 keskeisimmät tilastolukumme löytyvät edellisvuoden malliin Googlen Looker Studiosta. Mitä noista luvuista sitten voi sanoa?
AVOP-kyselyssä valmistuvien AMK-opiskelijoiden näkemysten mukaan kirjastomme on onnistunut tukemaan oppimista erittäin hyvin ja trendi on ollut pikemminkin lievästi nouseva. Tämä on siitä kiitollinen mittari, että saamme Vipusesta myös vertailuun amkien keskiarvon ja siksi sitä olen käyttänyt yhtenä esimerkkinä myös Power BI-testissä.
INFOtelakan kautta toteutettu tiedonhankinnan ohjaus on lievästi vähentynyt (-4,2 %) edellisestä vuodesta. Tämän mittarin ongelmana on, että oikeastaan teemme kirjastossa koko ajan tiedonhankinnan ohjausta, mutta tilastoimme vain ennakolta valmisteltuja tilaisuuksia. Vertailtavuus varmaan on kohtuullisen hyvää, koska kaikissa muissa AMK-kirjastoissa tehdään samantyyppistä toimintaa.
Tiedonhaut Finnasta on vähentynyt saman verran kuin INFOtelakka. Finnan takavuosia sävytti nopea käytön lisääntyminen, kansallisella tasollahan kasvu on edelleen nopeaa uusien organisaatioiden avatessa liittymiään. Tiedonhakujen vähentymiselle ei sinänsä löydy helppoa selitystä, ehkä muutamat edellisvuodet olivat korostetun vilkkaita etäopiskelun takia ja se voisi olla taustalla.
E-kirjojen (230 000) ja e-lehtien (59 000) määrissä on tapahtunut kasvua viimeiset 20 vuotta. Alma-palvelualustan käyttöönoton jälkeen määrät on laskettu siellä aktivoitujen kokoelmien kautta. Tässä mittarissa olevat lukemat ovat maksullisia aineistoja, OA-aineistot on jätetty laskennan ulkopuolelle eli kaikkineen Almassa aktivoituja varsinkin e-kirjoja on kaksinkertainen määrä näkyviin lukuihin verrattuna. Tässä on varmaan vertailtavuuden kanssa ongelmia, ainakin eri järjestelmiä käyttävien kirjastojen välillä. Alman aktivoitien lukumääriä kun vertaa vaikkapa FinELibin vastaavan aineiston lukuihin, niin saadaan hiukan erilaisia lukuja.
E-aineistojen lataukset (567843) on pienempi kuin aikaisempina vuosina. Tämä on hyvin ongelmallinen vertailu, koska muutaman ison aineiston muuttaessa tilastointiaan myös kokonaisluvussa tulee isoja heittoja. Theseuksen latausmäärän nousu edellisvuodesta (758039) on uskottavampi, koska siinä on selvästi yhdestä aineistosta kyse ja tilastointi on pysynyt jotakuinkin samankaltaisena. Ehkä siis tosiaan e-aineistojen latausmäärissä pitäisi miettiä selkeätä rajausta tiettyihin aineistoihin, mutta silloin käytännössä kaikki kotimaiset jäisivät mittarin ulkopuolelle, jos vaikka otettaisiin vain Counter-tilastoivat mukaan.
Painettujen kirjojen määrä (80718) on vähentynyt vuosi vuodelta. Hankintamäärämme ovat vähentyneet vuosi vuodelta, jatkuvasti tehdään enemmän poistoja kuin uutuushankintoja. Isommat pudotukset kirjojen määrässä on tullut sellaisina vuosina, kun kirjastoja on yhdistetty ja tuplia on poistettu siinä yhteydessä. Vähennystä tulee myös silloin, kun joku koulutus loppuu ja siinä käytettyä materiaalia poistetaan tarpeettomana hyllystä. Kurssikirjoja ei enää hankita niin montaa kappaletta kuin aikaisemmin, koska e-kirjat ovat tulleet rinnalle. Painetun aineiston määrä on viime vuosina lisääntynyt ainoastaan Taidekoulun kirjastossa, siellä painetut kirjat ovat edelleen ykkösasia eikä siellä käytettävää aineistoa ole saatavilla e-kirjana.
Painettujen lehtien tilausmäärät ovat pudonneet rajusti, ja tämä kehitys jatkuu edelleen kotimaisten tiede- ja ammattilehtien siirtyessä avoimiksi verkkojulkaisuiksi. Jo vuosia sitten huomasimme, että painettujen lehtien selailukäyttö väheni kirjastoissamme ja niinpä vähensimme tilattavia lehtiä. Vain harvoja lehtiä tulee enää sekä painettuna että verkkolehtenä, sanomalehtiäkin tulee vain muutamia kirjastoihin. Uskomattomin tapaus on takavuosien luetuimman lehtemme (Aku Ankka) tilauksen lopettaminen käytön puuttuessa.
Samaa tahtia painetun aineiston hankintojen kanssa – vai meneekö syy-seuraus toisin päin – on vähentynyt painetun aineiston lainausmäärät. Joskus vuosituhannen alussa kirjastoissamme oli 80 000 lainausta vuodessa, nyt enää alle 15 000. Kysyntä siirtyi verkkoaineistoon ja sitä kehitystä on tietoisesti edistetty kirjastossamme vuosien ajan. Samalla henkilöstön tehtäväkuvat ovat muuttuneet, tosin myös henkilöstömäärä on vähentynyt puoleen kymmenen viime vuoden aikana (htv 2012: 19, htv 2022: 9).
Nyt siis vain kansalliset tilastot vertailukelpoisiksi ja jakoon, omat mittarit strategian mukaisiksi ja Power BI:llä julkisuuteen.