Etuliite meta liittyy useimmiten siihen, missä yhteydessä asiasta puhutaan. Sana on alkujaan lähtöisin kreikan kielestä, jossa sanan meta merkitys on “takana, jälkeen, kanssa”. Meta-alkuisista sanoista muutamia esimerkkejä mainiten ovat metafysiikka, metahaku, metafora, metatieto, metadata, mutta sanojahan on runsaasti ja niitä voi selailla Kielitoimiston sanakirjassa.
Kuvailijan töitä
Työni SAMKin kirjastossa on kirjastomme asiakkaille hankittujen aineistojen kuvailutyötä kirjastojärjestelmäämme Almaan. Mikäli termi kuvailu kuulostaa vieraalle, ennen muinoin työtä kutsuttiin luettelointityöksi. Ajan saatossa aineistojen monipuolistuessa kuvailu kuvannee työtä tänä päivänä paremmin.
Almasta tiedot erilaisista aineistoista siirtyvät jatkuvana virtana SAMKin kirjaston Finnaan, jonka kautta asiakkaamme saavat tarvitsemaansa aineistoa käyttöönsä. Minun metatyöni on tuottaa asiakkaiden tiedonhaun helpottamiseksi metatietoa, mikä Kielitoimiston mukaan on “tietoa, joka kuvaa jotakin toista tietoa”.
Homma liikahtaa liikkeelle bibliografisesta tietueesta – poimien tai primääristi
Mitä aineistoja kirjastomme Finnasta sitten on hyödynnettävissä? Lähdetäänpä liikkeelle ihan perinteisestä painotuotteesta, kirjasta. Ennen kuin kirja on asiakkaamme lainattavissa kirjastostamme, prosessi etenee kirjan ostamisesta kuvailutyön kautta hyllyyn asiakkaan lainattavaksi. Kuvailutyö on siis sitä metaa, jonka perusteella asiakkaan on mahdollisimman vaivatonta ja helppoa löytää tietoa omiin tarkoituksiinsa. Tässä kuvailutyössä perustetaan aina bibliografinen tietue, joka täytetään erilaisin merkein ja koodein, jotka ovat kuvailutyötä tekeville kaikille samoja ja yhteisiä elementtejä sisältäviä. Bibliografisen tietueen elementit muotoutuvat kuvailtavan aineiston formaatista. Jos kyseessä on esimerkiksi verkkojulkaisu, bibliografinen tietue perustetaan e-aineiston mukaiseksi.
Kerättyjen viimeisten tilastojen mukaan kirjastomme kokoelmassa on kirjoja yhteensä 61 072, lisättyjä tietueita 884 (2021), 919 (2020) – poimittuja bibliografisia tietueita on 559 ja primäärikuvailuun perustuvia 325. Primäärikuvailu kohdistuu hankintoihin, joista ei ole poimittavissa olevia tai muuten valmiita jatkojalostamista edellyttäviä tietueita, vaan ne on tehtävä alusta alkaen lisäten kiinteämittaisia sekä vaihtuvia elementtejä bibliografiseen tietueeseen.
Asiakas etsii tietoa hakusanoin, joten kuvailijan on osattava ajatella asiakasta, miten asiakas tarvitsemansa kirjan, artikkelin, e-kirjan ja niin edelleen löytää. Puhutaan asiasanoista, jotka ovat tiedonhaun helpottamista auttavia sanoja. Kaikki opinnäytettä tekevät opiskelijammekin käyttävät omaa työtään kuvaavia asiasanoja, joita löytyy Fintosta. Mikäli sopivaa asiasanaa ei aina löydy, ja mielessä olisi hyvä sopiva asiasana, sellaista voi esittää Fintoa ylläpitävälle Kansalliskirjaston työryhmälle.
Aineistojen monimuotoisuus haastaa kuvailijaa – tekoälystä apua työhön
Juttuhan lähti liikkeelle perinteisestä painotuotteesta, kirjasta, mutta kirjastomme hankkimat aineistot ovat monipuolistuneet sisältäen hyvin monenlaisia ja monen muotoisia aineistoja, kuten e-kirjoja, e-lehtiä, päivittyviä tietokantoja, opetusvideoita, multimedia-oppimateriaaleja, tiedejulkaisuja, artikkeleita, esineitä kuten esimerkiksi läppäreitä, laskimia, kameroita, liikuntavälineitä.
Aineistojen monipuolistuessa niiden on oltava myös helposti löydettävissä, sekä käytettävissä, ja saavutettavuuden kriteerit täyttäviä. Verkkoaineistojen linkkien tulee olla toimivia, ja työ edellyttää jatkuvaa tiedon päivittämistä ja uusimman tiedon seurantaa.
Kuvailtavien aineistojen lisääntyessä ja monipuolistuessa kuvailutyötä tekevien avuksi on tullut, ja lisääkin on tulossa, tekoälyyn perustuvien toimintojen hyödyntäminen. Muun muassa syksyllä 2021 Kirjastoverkkopäivillä asiasta on pidetty webinaari, jossa asiaan perehdyttiin.
Yhtenä konkreettisena käytännön esimerkkinä tässä yhteydessä voisi nostaa meidän opiskelijoidemmekin suorittamissa opinnäytteidensä Theseus-tallennuksissa hyödyntämä Annif – automaattinen asiasanoitus. Kyseessä on älykäs sanasto- ja ontologiapalvelu. Annif on avoimeen lähdekoodiin perustuva ohjelmisto, joka perustuu koneoppimiseen ja kieliteknologiaan. Se on kehitetty Kansalliskirjastossa.
Yhteisöllisyyttä kuvailutyössä
Koska metatyö on kaikkien kirjastojen, museoiden, arkistojen kuvailuhenkilöiden yhteistä tietotyötä, sitä tehdään tiettyjen olemassa olevien ohjeiden ja standardien mukaisesti. Yhtenä esimerkkinä tässä voisi mainita Kansalliskirjaston ylläpitämät RDA-kuvailusäännöt. Ellei yhteistä pelikenttää ole, eri kirjastojärjestelmissä oleva tieto ei ole löydettävissä. Yhteistyötä tehdään niin kansallisella kuin kansainvälisellä kirjastofoorumilla. Työ uudistuu ja ohjeita ja standardeja, jotka ovat kansainvälisiä, uudistetaan tiedon, metan mahdollisimman helpon käytön edistämiseksi.
Työ ei tekemällä lopu
Kuvailutyössäkin on haasteensa, kuten jatkuvasti kehittyvässä työtehtävässä aina on. Monimuotoiset sisällöt, aineistot, digitaalisuus, uudistuvat järjestelmät ja osaamisen päivittäminen, uusien aineistojen tarjonta, kestävä kehitys, ajan hallinta, tieto-osaaminen, tasainen työn laatu, jatkuva seuranta. Näistä osasista mielestäni pääasiassa koostuu kuvailutyötä tekevän henkilön työkenttä.
Tällä hetkellä kirjastomme aineistotarjonta konkretisoituu kuvassa:
Kirjastossa teemme aineistojen jatkuvaa seurantaa sekä kehitystä, ja alla olevasta kaaviosta näkee edellisten vuosien kehitystä e-kirjojen ja painettujen kirjojen hankintojen muutoksesta.
Aineistomäärä muuttuu koko ajan perustuen seurantaan, ja hankintoihin sekä myös poistuviin aineistoihin. Kuten otsikossa on mainittu – työ ei tekemällä lopu, vaan se on jatkuvaa ja asiakkaiden tiedon tarpeita huomioivaa.
Kuva: Freepik.com