Satakunnan ammattikorkeakoulu siirtyi syyskuun 2021 alussa paperittomaan aikaan opinnäytetöiden julkaisemisessa seitsemän muun ammattikorkeakoulun tavoin.
Opinnäytetöitä on päälle vuosikymmenen ajan julkaistu Theseus.fi-julkaisuarkistossa avoimesti luettavina. Verkossa julkaisemisen sijasta opiskelijat ovat voineet toimittaa SAMKin kirjastoon paperille tulostetun, kansitetun opinnäytetyön. Ne on sijoitettu lainattaviksi.
Tänä syksynä kaikki muuttui.
Theseukseen avattiin uusi käyttörajattu kokoelma niille opiskelijoille, jotka haluavat rajoittaa opinnäytetyönsä PDF-tiedoston näkyvyyden netissä vain SAMKin verkkoon. Kun opiskelija tallentaa opinnäytetyönsä Theseukseen, hän valitsee opinnäytetyölleen avoimen tai käyttörajatun kokoelman. Avoimeen kokoelmaan tallennetun opinnäytetyön PDF-tiedosto on vanhaan tapaan vapaasti luettavissa. Kansitettua opinnäytettä ei enää tarvitse toimittaa kirjaston kokoelmaan.
Kaikkien opinnäytetöiden kuvailutiedot ja tiivistelmät ovat julkisesti luettavissa. Theseuksessa julkaistut opinnäytetyöt löytyvät hakukoneilla kuten Googlella, kirjaston Finna-hakupalvelusta sekä Theseuksen omalla hakutoiminnolla.
Kolme neljästä valitsi avoimen kokoelman
Ensimmäiset kuukaudet näyttivät, että kolme neljästä opiskelijasta valitsi opinnäytetyön julkaisemisen avoimessa kokoelmassa. Joka neljäs päätyi käyttörajattuun kokoelmaan.
Aikaisemmin, kun opinnäytteitä kansitettiin, noin joka kuudes opiskelija kansitti eikä julkaissut Theseuksessa. Käyttörajattuja opinnäytteitä on nyt tullut jonkin verran useammin kuin kansitettuja aikoinaan. Tällaiselle vaihtoehdolle näyttää olevan tilaus.
Takavuosina ennen Theseusta kirjaston eniten lainattua aineistoa olivat kansitetut opinnäytteet. Viime vuosina niiden lainaus on ollut häviävän pientä. Theseuksen tilasto kolmen kuukauden ajalta kertoo, että käyttörajatun kokoelman opinnäytetyö ladattiin eli avattiin luettavaksi muutaman kerran amkin verkossa. Muissakin amkeissa oltiin samoissa lukemissa. Kansitettujen ja käyttörajattujen lukeminen näyttää olevan vähäistä.
SAMKin avoimen kokoelman opinnäytetyö puolestaan ladattiin samassa ajassa keskimäärin 20 kertaa.
Käyttöönotto sujui jouhevasti
Käyttöönottotiistai 31.8.2021 sujui jouhevasti tällaisen Theseuksen kanssa työtä tekevän kannalta. AMKIT-konsortion Theseus-asiantuntijat ja julkaisuarkistopalveluita ylläpitävä Kansalliskirjaston väki olivat valmistelleet siirtymän hyvin. Jo käyttöönottopäivänä opiskelijamme sai tallennettua opinnäytetyönsä käyttörajattuun kokoelmaan ja kaikki toimi hienosti. Tekijät ansaitsevat kiitokset!
Opiskelijalle säästöä ja henkilöstölle sujuvampaa työtä
Opiskelija säästää rahaa ja vaivaa, kun kansitustarvetta ei enää ole. Hän pystyy yhdellä klikkauksella rajaamaan opinnäytetyönsä näkyvyyttä netissä.
Ammattikorkeakoulun henkilöstön työ on sujuvampaa, koska uudet opinnäytetyöt voi lukea netissä vähintään amkin sisäisessä verkossa. Niitä ei tarvitse etsiä kirjastosta eikä digiarkistosta.
Hoidan Theseukseen liittyviä tehtäviä informaatikkomme Raijan kanssa. Käsittelemme Theseukseen tallennetut opinnäytetyöt lähes samaan tapaan kuin ennenkin. Se tarkoittaa pikaista silmäilyä pahojen teknisten ongelmien varalta ja sen jälkeen opinnäytetyön klikkaamista näkyviin Theseukseen tai joskus teknisluontoisen korjauksen ehdottamista opiskelijalle. Myös tallentamisen ohjeistaminen kuuluu pitkälti meille. Kansitetut opinnäytteet kuvailtiin aikaisemmin kirjaston tietojärjestelmään, tarroitettiin lainauskäyttöön ja arkistoitiin digitaalisesti. Nämä työvaiheet jäivät pois. Olemme tyytyväisiä.
Kirjastopäällikkö, tietosuojavastaava ja asiakirjahallinnan asiantuntija ovat syksyllä päivittäneet toimintatapoja tieto- ja poistopyyntöjen käsittelyyn.
Siirtymävaihe hämmentää
Tiedotusta on mennyt syksyn mittaan opettajille, hallinto- ja tukipalveluhenkilöstölle sekä opiskelijoille. Opinnäytetyön tallennusohjeita kyettiin itse päivittämään nopeasti, mutta eri systeemien ja lomakkeiden saattaminen ajan tasalle on vielä kesken. Yllätyksiäkin on tullut siinä, mihin kaikkialle muutos vaikuttaa. Niinpä tilanne voi olla hieman sekava opiskelijalle ja opinnäytetyön ohjaajalle. Vanhoista käytänteistä ei pääse heti irti. SAMKin opinnäytetyön kehittämisryhmä on koordinoinut muutoksia.
Teknisiä haasteita
Pieniä teknisiä haasteita tuli syksyllä vastaan. Opinnäytetyön siirtäminen Theseuksen sisällä kokoelmasta toiseen oli aluksi mahdotonta. Kansalliskirjaston väki korjasi ongelman, mistä kiitos.
Käyttörajattu kokoelma helpottaa poistopyyntöjen käsittelyä
Alumneilta tulee joskus pyyntöjä poistaa vanha opinnäyte Theseuksesta. Siihen voimme nyt tarjota yhdeksi ratkaisuksi siirtoa uuteen käyttörajattuun kokoelmaan, jolloin mitään ei tarvitsekaan poistaa. Sen sijaan pyyntö poistaa opinnäyte aivan kokonaan Theseuksesta käsitellään amkin hallinnossa.
Plagioinnin pelko mainittu
Theseusta perustettaessa keskusteltiin paljon plagioinnin vaarasta. Vastaavaa on hyvin vähäisessä määrin kuulunut nyt käyttörajatun kokoelman tiimoilta. Amkeissa ja yliopistoissa käytetään plagioinnintunnistusohjelmistoja, joiden läpi jokainen opinnäytetyö menee. SAMKissa se on Ouriginal.
Julkinen kokoelmasta riippumatta
Käyttörajattu kokoelma tai kansitus eivät viime kädessä estä opinnäytetyön lukemista; opinnäytetyön raportti on luonteeltaan julkinen asiakirja, johon tulee voida tutustua. Lue lisää: Avoin vai käyttörajattu kokoelma?
Mikä Theseus.fi?
Ammattikorkeakoulujen yhteistä Theseus-julkaisuarkistoa hallinnoi ja kehittää AMKIT-konsortio yhteistyössä Kansalliskirjaston kanssa. SAMKin osalta palvelua hoitaa kirjaston henkilöstö. Theseuksessa on luettavissa kaikkiaan yli 200 000 ammattikorkeakoulujen opiskelijoiden opinnäytetyötä yli kymmenen vuoden ajalta sekä ammattikorkeakoulujen julkaisuja. SAMKin opiskelijoiden opinnäytetöitä on noin 9 500 ja niitä ladataan luettavaksi noin 700 000 kertaa vuosittain. Jokainen opinnäytetyö saa siis vuodessa keskimäärin runsaat 70 latauskertaa, jokunen opinnäyte saa jopa tuhansia latauskertoja.
SAMKin opiskelijoiden netissä julkaisemat opinnäytetyöt löytyvät Theseus.fi-sivustolta ja kirjaston Finna-hakupalvelusta sekä Googlella ja muilla hakukoneilla. Kirjaston kokoelmassa olevien kansitettujen opinnäytetöiden tiedot löytyvät Finnasta.
Kuva: Jon Tyson / Unsplash
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä-JaaSamoin 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.